Combinar correspondencia: cartas, etiquetas o correos personalizados con Word y Excel

Tienes que enviar la misma carta a 80 socios, imprimir las etiquetas de los sobres de una boda o mandar a cada cliente su número de factura. En lugar de copiar y pegar 80 veces, la combinación de correspondencia de Word junta un documento modelo con una lista de Excel y crea una copia personalizada para cada fila.

1. Prepara la lista en Excel

Es el paso más importante. Microsoft recomienda:

• Una fila por persona y una columna por dato, con un título en la primera fila de cada columna: Nombre, Apellidos, Dirección, CP, Ciudad… Esos títulos serán los nombres de los campos en Word, así que sepáralo todo (nombre y apellidos en columnas distintas, por ejemplo).
• Pon los datos en la primera hoja del libro.
• Da el formato correcto a los números especiales (importes, porcentajes y códigos postales), para que Word los lea bien. Un código postal como 08001 tiene que conservar el cero inicial.
• Guarda el archivo en tu equipo y termina los cambios antes de conectarlo con Word.

Si tus datos están en un CSV, ábrelo antes en Excel y guárdalo como libro de Excel.

2. Escribe el documento modelo en Word

Escribe la carta (o prepara las etiquetas o el correo) con el texto común a todas las personas. Deja los huecos donde irán sus datos.

En la pestaña Correspondencia, elige el tipo de documento (cartas, sobres, etiquetas o mensajes de correo) y conecta la lista de Excel como origen de datos. Con Editar lista de destinatarios puedes quitar la marca de las personas que no deben recibirlo, ordenar la lista o filtrarla.

3. Inserta los campos

Pon el cursor donde va cada dato y, en la pestaña Correspondencia, usa:

• Bloque de direcciones, para la dirección completa en cartas, sobres y etiquetas.
• Línea de saludo, para el «Estimado/a…» con el nombre.
• Insertar campo combinado (según la versión, «Insertar campo de combinación de correspondencia»), para cualquier otra columna: un número de socio, un importe.

Los campos aparecen entre comillas angulares, como «Nombre».

4. Revisa antes de terminar

Pulsa Vista previa de resultados y recorre algunos registros con las flechas de siguiente y anterior. Fíjate en los importes, las fechas y los códigos postales: si alguno sale mal, corrige el formato en Excel.

5. Finaliza y combina

En Finalizar y combinar puedes:

• Imprimir todas las copias directamente.
• Enviar mensajes de correo electrónico: cada persona recibe el suyo con su nombre (necesitas una columna con el correo y Outlook configurado).
• Editar documentos individuales: crea un documento con todas las copias, para revisarlas o guardarlas en PDF.

Guarda el documento modelo. Cuando lo vuelvas a abrir, Word te preguntará si quieres mantener la conexión con la lista: di que sí y podrás reutilizarlo en el siguiente envío.

Etiquetas

Para imprimir etiquetas, elige Etiquetas al empezar y busca el fabricante y la referencia que vienen en la caja de las hojas (por ejemplo, Avery y un número), para que Word use el tamaño exacto de cada etiqueta. Después inserta el bloque de direcciones en la primera y usa Actualizar etiquetas para repetirlo en todas.